Die „Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten“ kurz Heizkostenverordnung ist die rechtliche Grundlage für die Heizkostenabrechnung. Sie gilt sowohl für Mietwohnungen als auch für Eigentumswohnungen und auch dann, wenn im Miet- oder Verwaltervertrag etwas anderes vereinbart wurde. Ausgenommen sind u.a. Gebäude mit nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt. Der Hauseigentümer ist verpflichtet, die Kosten für Warmwasser und Heizung abhängig vom tatsächlichen Verbrauch zu ermitteln. Der Mieter oder Wohnungseigentümer hat die Anbringung entsprechender Geräte wie Heizkostenverteiler und Warmwasserzähler zu gestatten. Die Heizkostenverordnung schreibt vor, dass mindestens 50% und maximal 70 % der Heizkosten nach dem ermittelten Wärmeverbrauch zu verteilen sind. Die verbleibenden Kosten werden nach Wohn- und Nutzungsfläche verteilt. Zu den Heizkosten zählen u.a. die Kosten der Brennstoffe, Kosten für Wartung und Pflege der Anlage und Aufwendungen für die Verbrauchserfassung. Die Kosten der Warmwasserversorgung sind ebenfalls zu mindestens 50% und höchstens 70% verbrauchsabhängig zu verteilen, der Rest abhängig von der Nutzfläche. Wie die Kosten aufgeteilt werden, wenn Warmwasseranlage und Heizungsanlage miteinander verbunden sind, ist in §9 HeizkostenV geregelt. Falls der Warmwasser- und Wärmeverbrauch aus unvermeidbaren Gründen nicht vollständig erfasst werden konnte, ist dieser auf Grundlage früherer Abrechnungen zu ermitteln. Für den verbleibenden tatsächlichen Verbrauch gelten dann die gleichen Regeln wie oben. Wechselt der Nutzer, ist in jedem Falle eine Zwischenablesung durchzuführen und die Kosten entsprechend aufzuteilen. tEine rechtsgeschäftliche Erhöhung der bis zu 70% verbrauchsabhängigen Verteilung ist möglich. Die Heizkostenverordnung sieht Ausnahmen vor, für welche die verbrauchsabhängige Kostenverteilung nicht vorgeschrieben ist. Das ist etwa dann der Fall, wenn eine Verbrauchsermittlung nur mit sehr hohem Aufwand realisiert werden könnte oder der Verbrauch auf Grund der Beschaffenheit von Haus und Heizungsanlage nicht beeinflusst werden kann. Auf Pflege- und Altersheime, Lehrlings- und Studentenwohnheime findet die Regelung ebenfalls keine Anwendung.
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